安全问题常发生在日常细节

协同办公工具承载了通讯录、文档、审批、客户和项目资料。真正的风险未必来自复杂攻击，更多来自弱密码、随意共享、权限过大和离职交接不完整。

安全治理要从日常习惯开始，而不是等事故发生后再补规则。

账号管理是第一道边界

成员应使用独立账号，不要共用账号处理业务。管理员应及时停用离职成员账号，并检查其拥有的文档、群组和流程权限。

对于关键岗位，可以增加更严格的登录验证和设备管理，降低账号被盗后的影响范围。

文档外链要有期限和范围

外链共享很方便，但也容易失控。涉及内部资料时，应设置访问权限、有效期和下载限制。

对外发送前要确认文档版本和敏感信息，避免把内部批注、价格底线或客户隐私一起共享出去。

离职交接要制度化

离职交接不仅是工作说明，还包括客户、项目、文档、审批、群组和待办事项的转移。

交接清单越具体，后续越不容易出现资料丢失和责任不清。